De per 1 januari 2011 ingevoerde werkkostenregeling voor vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer geldt met ingang van 2015 verplicht. De mogelijkheid om te kiezen voor de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen vervalt dan. De werkkostenregeling is bedoeld als vereenvoudiging van de regelgeving. Eerder werden al vijf aanpassingen van de regeling aangekondigd om de geconstateerde knelpunten van de regeling weg te nemen. Het gaat om de invoering van:
- het noodzakelijkheidscriterium;
- de jaarlijkse afrekensystematiek;
- een concernregeling;
- een vrijstelling voor branche-eigen producten;
- het vervallen van het onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkkingen.
Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat een werkgever bepaalde voorzieningen, die hij voor de bedrijfsvoering noodzakelijk acht, aan de werknemer kan vergoeden of verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met een privévoordeel van de werknemer. Om misstanden te voorkomen geldt het noodzakelijkheidscriterium alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Er zal naar de omstandigheden van het geval worden beoordeeld of aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan. Het oordeel over noodzakelijkheid van de werkgever wordt geobjectiveerd met behulp van de al bestaande redelijkheidstoets.
Afrekensystematiek
De werkgever hoeft niet meer per tijdvak te controleren of de vrije ruimte wordt overschreden. Na afloop van het kalenderjaar kan de werkgever voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat jaar in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden en de eventueel verschuldigde belasting op de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar afdragen. Desgewenst kan een werkgever de loonbelasting al eerder in gedeelten afdragen.
Concernregeling
Door de invoering van de concernregeling wordt het mogelijk om de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen. Daarvoor geldt als voorwaarde dat de moedermaatschappij voor 95% of meer eigenaar is van de (klein)dochtermaatschappij(en) gedurende het hele kalenderjaar.
Vrijstelling branche-eigen producten
De oude regeling voor personeelskorting wordt met ingang van 1 januari 2015 in de vorm van een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling opgenomen.
Onderscheid vergoedingen en verstrekkingen
Voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen die door de werkgever worden verstrekt geldt nu een nihilwaardering. Omdat sommige werkgevers deze voorzieningen liever vergoeden of vanwege een CAO moeten vergoeden, vervalt de nihilwaardering voor de verstrekkingen. Deze wordt vervangen door een gerichte vrijstelling gecreëerd voor werkplekgerelateerde voorzieningen. De vrijstelling geldt zowel voor verstrekkingen, vergoedingen en voor ter beschikking gestelde vergoede voorzieningen. Dat leidt wel tot vergroting van de administratieve vereisten.
Vrije ruimte
Ter financiering van de hiervoor genoemde aanpassingen daalt de vrije ruimte van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom. De vrije ruimte is het bedrag waarbinnen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij gedaan kunnen worden.
